Kvalitetsberättelse 2017 utifrån revision 19-20 februari 2018

Sammanfattning av kvalitetsberättelse:

Russinbackens verksamhet är indelad i 13 olika processer med tillhörande aktiviteter och rutiner. Processerna är:
1. Placering och behandling
2. Dokumentation
3. Delaktighet och inflytande
4. Säkerhet och trygghet
5. Hälso-, sjuk- och tandvård
6. Skola och sysselsättning
7. Fritid och vardag
8. Medarbetare och arbetsmiljö
9. Fastigheter, bilar och underhåll
10. Kök och städning
11. Ekonomi
12. Ledning och administration
13. Systematiskt miljöarbete

Ledningssystemet i sin nuvarande form är knappt ett år gammalt. Vid revision syntes tydligt vikten av att årligen se över och revidera dokumentationen, då det på denna korta tid upptäcktes flera rutiner som inte var helt uppdaterade och i något fall ej längre aktuella. Nedan kommer relevanta insikter av revisionen att redovisas.

På det stora hela efterlevs befintliga rutiner till hög grad och det märks att ledningssystemet är väl implementerat. Vissa brister finns givetvis och kan förklaras av hög andel nyanställd personal som ännu inte hunnit lära sig alla detaljer i den omfattande dokumentationen. All personal på Russinbackens tre enheter har tillgång till Ledningssystemet genom vår molntjänst och även i pappersform på respektive kontor.

I september 2017 öppnade vi vår nya enhet, ”Björkliden”, som ligger under samma HVB-tillstånd som Russinbacken. I och med det rekryterades fem anställda till företaget och fördelades på nya och gamla huset för att fördela erfarenhet och kompetens optimalt. Första tiden med nya enheten har varit tämligen turbulent och detta kan givetvis förklaras av ”barnsjukdomar”, viss avsaknad av praktiska rutiner, men även av att matchningar vid inskrivning blivit mindre bra. Det har visat sig vid ett par tillfällen att den information socialtjänsten har om en klient matchar vår kompetens, men att det efter en tid visar sig att problematiken är en annan, tidigare helt okänd, som vi inte har kompetens att behandla.

Under våren 2017 omvandlades dessutom Druvbacken från stödboende till HVB med inriktning ”förlängd behandling”. Denna ändring medförde stora krav på verksamheten med andra krav på kompetens, struktur och dokumentation samt ett annat regelverk att följa.

Huvudprocessen i verksamheten är ”Placering och behandling” och i den finns ett antal mål satta årligen. Ett är att klienternas skattning av det egna måendet enligt WHO-s välbefinnandeindex ska ligga på minst 65. I dessa skattningar över året är det tydligt att klienternas mående successivt förbättras i takt med placeringens längd. Det är också tydligt hur måendet dippar efter ex. ett återfall i samband med ledighet. På Russinbacken skattade klienterna det egna måendet till medianvärde 66 och målet låg på 65. I den nya enheten ”Björkliden” som öppnades i slutet av september 2018 hamnade medianen på 52 och medelvärdet på 55.

Ett annat mål var att skicka ut enkäter till vårdnadshavare under 2017, något som vi missat och enkäten blir i april 2018. Skattning av måluppfyllelse i samband med utskrivning har lagts till under 2018 och resultatet redovisas vid nästa revision.

Ett bekymmer i behandlingen av våra ungdomar är att endast ett fåtal av deras föräldrar kommer på de anhörigdagar Russinbacken bjuder in till flera gånger per år som är helt kostnadsfritt. Att anhöriga inte tar emot den utbildning och det stöd som bjuds är en riskfaktor och försämrar förutsättningarna för framgångsrika behandlingsresultat. Målet inför 2018 är att 25% av de anhöriga ska delta. För att få fler att delta kommer socialtjänsten, redan vid förfrågan om inskrivning, att informeras om nästa utbildningstillfälle, så anhöriga ges bättre möjlighet att planera.

Sammanfattningsvis så finns förbättringsmöjligheter i processen Placering och behandling, men på det stora hela så är vi i god fas med tanke på expansion och en hög andel nyanställd personal. Inför 2018 förväntas samtliga rutiner befästas ytterligare för att ge än mer utrymme för det viktiga behandlingsarbetet.

En annan process som sticker ut lite i revisionen är ”Dokumentation”. Ett mål här var 2017 att journalanteckningar ska göras för varje individ minst tre gånger i veckan och alltid när det är något av betydelse som hänt eller fattats beslut om. Detta mål uppfylls mer än väl.
Uppgifter i journalsystemet för varje klient ska vara fullständigt ifyllda (för verksamheten relevanta områden). Här behövs en förbättring under 2018. Bristfälliga uppgifter i journalsystemet beror sällan på Russinbacken, utan snarare att Socialtjänsten lämnat knapphändiga uppgifter initialt när placeringen skett akut och att dessa sedan inte uppdaterats. Journalanteckningarna ska vara av god kvalitet och en förbättring måste ske under 2018. Ledningen måste åter förtydliga vikten av objektiva anteckningar och ”en röd tråd” i journalen. Personalen måste också lära sig förstå vikten av att göra och dokumentera de riskbedömningar vi gör dagligen.

Månadssammanfattningar ska vara remittent tillhanda senast den 7:e efterföljande månad och detta efterlevs till 100%. Målet 2017 var 80% och höjs nu till 95%. Genomförandeplaner ska göras inom fyra veckor efter inskrivning och detta levererar verksamheten till ca 90%, målet var 80% men höjs nu till 90%. En extra resurs, som även är lärare, har tillsatts för att se till att genomförandeplaner blir gjorda inom utsatt tid. Samma resurs ansvarar även för skolkontakten kring de klienter som är aktuella för studier under behandlingstiden.

Mätningar sker genom att kvartalsvis kontrollera att det i journalsystemet finns alla uppgifter som krävs för samtliga klienter. Internrevision av vårddokumentationen görs för att se kvalitet och frekvens i journalanteckningar, samt att kvalitén på genomförandeplaner och månadssammanfattningar kontrolleras. Detta arbete har gjorts men inte dokumenterats. Dokumentationen läggs till checklista för föreståndare och är sedan tidigare inkluderat i årshjul.

Den process som sticker ut mest är ”Säkerhet och trygghet”. Säkerhet och trygghet. Det har under en tid varit vissa brister gällande kontinuerliga brandövningar, kontroll av brandlarm och utbildning i ex. brand/första hjälpen, men detta ska nu vara åtgärdat med ny brandskyddsansvarig som även är utbildad brandman.

Avvikelsehanteringen är väldigt god och frekvent, här är det tydligt att rutinen sitter. Avvikelserna följs upp utan undantag och ledningen sammanfattar gjorda avvikelser och redovisar resultat och mönster för personalgruppen i samband med personalmöten. Här kan enkelt ses var verksamheten har sina brister och var de största riskerna finns. Under 2017 gjordes 118 stycken unika avvikelserapporter, en majoritet av dessa hamnade under den här processen ”Säkerhet och trygghet”. Andelen i den här processen borde minska något under året och mycket kan härledas till öppning av nya enheten, alternativt så är rutinen så befäst och vår acceptans mot överträdelser så ”liten” att vi kommer fortsätta frekvent avvikelseregistrering inom denna process.

I resterande processer konstateras att verksamheten arbetar på enligt plan och gällande rutiner, med endast smärre avvikelser. Vi har under året blivit varse att det blev mer jobb än väntat av att öppna en tredje enhet. Barnsjukdomarna har avlöst varandra, men idag, knappt fem månader senare känns det som vi har vuxit i vår kostym och bitarna har fallit på plats. Idag 2018, precis som vid starten för ganska exakt 10 år sedan, har vi en verksamhet präglad av kärlek och stor erfarenhet kring ungdomar och missbruk. Ibland missar vi lite i all den dokumentation som krävs och det ska givetvis förbättras, men människor gör misstag och vi vill tro att vi är i högsta grad mänskliga. Mänskliga med stora hjärtan.

Ansvariga för revisionen är:
Veronica W. Lundberg, delägare och föreståndare Russinbacken
Patrice Boström, föreståndare Druvbacken och bitr. föreståndare Russinbacken